大型活動的策劃和實施

大型活動策劃和實施是公關工作常用的技術手段。要有效地進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什麽樣的情況下使用大型活動？大型活動策劃有什麽技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于我們把大型活動組織的更加完善。

一、大型活動的定義

大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織衆多人參與的社會協調活動。這一定義要把握三個重要概念：

第一，大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個産品要進入一個中心城市，恐怕要花數百萬元的傳播費用。這樣大的花費，爲什麽還要組織這樣的大型活動呢？當然是爲了企業的傳播需要，爲了吸引更多的人去購買他的股票，這是大型活動的目标。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。

第二，要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

第三，衆多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有衆多的人參與，但并不是參與人數多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是衆多人參與，你能說這是大型活動嗎？大型活動和小型活動的根本區别不僅在于參與人的數量，而是在于活動的社會化程度。

二、大型活動的特點

1、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目标而确立的目的。我們在讨論這個問題的時候，有人喜歡問：假如一個機構的公關目标跟社會需求發生矛盾時，你作爲該機構的公關顧問，應該怎樣處理這個問題？其實這樣的問題非常簡單，一個組織的形象隻有永遠與社會協調同步，才有可能在社會環境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場的。

因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個企業的立場上。

2、廣泛的社會傳播性。公關的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大衆傳播媒介，隻不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能産生良好的傳播效果，我們還應該注意到活動本身吸引了公衆與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公衆傳播的，這是我們在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。

3、嚴密的操作性。在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會隻有一次。因爲大型活動不同拍電影、電視， 拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最後再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現場直播，一旦出現失誤就無法彌補了。

活動策劃

三、大型活動策劃

從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執行：

第一，就是要把活動作爲一個項目确定下來，這個活動要不要做？爲什麽做？一定要很清晰。

第二，進行調查和可行性研究。做調查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調查有其特殊性，例如調查的内容：國家關于大型活動方面的政策和法規、公衆關注的熱點、曆史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調查的内容。可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究範圍包括大型活動的社會适應性，包括社會環境和目标公衆的适應性。财力适應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節省費用？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質水平的适應性，大型活動需要動用許多社會物質，許多創意也需要物質的支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。最後一個是應急能力的适應研究性，需要那些應變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，這些都是我們要進行可行性研究的範疇。

第三，提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特别強調群體創意的概念。當今的時代已經不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什麽妙計來，而是靠不同學科的組合群體策劃。這不是泯滅個人的創意，集體創意的過程也始終貫穿着個人的創意過程，作爲現代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的傑作。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優選法，輪轉式優選法和優點移植法。

四、操作實施過程應注意的問題

1、實施操作設計。我們應該非常重視實施方案的操作設計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業機構承接的活動，都存在這樣的問題：創意很好，但是由于缺乏操作設計，在操作過程中出現很多問題，違背了原創精神或者沒有達到原創水平。所以，在原則方案确定以後，還要進一步進行操作設計，操作設計必須包括比較準确的财務預算。

2、辦理審批手續。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應該希望得到有關單位的審批。

3、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，隻有程序化實施，才能有标準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規範程序。

4、設計評估标準。一個大型活動的評估應該有一個準确的評估标準。現在很多方案做好以後，往往忽略做評估标準方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不願意付出費用，讓專業公司給他做評估報告。評估标準，應該在我們策劃的時候把它設計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以後，根據設定的标準作出科學評估。

五、策劃的技巧。

一是創造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。大型活動策劃同樣需要創造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環節設計得更有傳播性，這是大型活動創意的核心和關鍵。

二是應該有一個比較能夠表達我們主題的氛圍設計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳闆，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳闆帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公共關系交流的概念，這是很用心思的策劃。我們應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們隻考慮某一個活動環節上的創意，而忽略了場地上的創意。

在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，隻要我們不斷總結提高，就一定能創作出更多、更有影響力的大型活動。